La evolución tecnológica lleva décadas beneficiando de varias maneras a las empresas. Algunas de ellas siguen mostrándose reticentes a implementar ciertos avances, pero por suerte cada vez son menos numerosas las que se quedan ancladas en el pasado. Hoy hablaremos de uno de los cambios que más ventajas proporcionan a todo tipo de negocios, desde PYMEs hasta multinacionales: digitalizar facturas.
Teniendo en cuenta los beneficios que describiremos a continuación, no sorprende que en pleno 2023 sea tan elevada la cifra de empresas que ya se han decantado por esta alternativa.
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Aumenta la productividad
Otra de las ventajas que tienen muy en cuenta las empresas a la hora de tomar la decisión de digitalizar facturas se resume en que la productividad se ve incrementada hasta límites insospechados. ¿A qué es debido esto?
En gran medida es fruto de la automatización, la cual es aprovechable tras la implementación de ciertos softwares especializados.
Atrás quedan los tiempos en los que un trabajador tenía que enviar de forma manual las facturas a cada cliente. Hoy en día, un programa informático se encarga de hacerlo de manera automática. Son los propios usuarios quienes posteriormente revisan las facturas y proceden a aprobarlas.
Precisamente al no requerir la intervención de un profesional, los errores que inevitablemente comete el ser humano -incluyendo aquellos trabajadores que están muy experimentados- pasan a ser historia.
Introducir manualmente ciertas cifras, además de datos como las direcciones de los clientes que aparecen en las facturas, daba pie a que constantemente se produjeran errores.
Este tipo de situaciones no les suceden a aquellas empresas que se decantan por digitalizar sus facturas.
Los gastos se ven reducidos de manera considerable
Poco a poco el formato físico va quedando relegado a un segundo plano. Como veremos más adelante, esto tiene una gran repercusión a nivel positivo en lo que respecta al factor medioambiental, pero no hay que obviar otro que también adquiere una gran relevancia para las empresas: el aspecto económico.
Y es que los costes pasan a ser bastante menores que los de antes de dar el paso de digitalizar las facturas.
El simple hecho de imprimir una gran cantidad de facturas ya exige un desembolso considerable. En plena época inflacionista, el coste del papel es más elevado que nunca, pudiendo decir lo mismo de la tinta o los tóneres que se necesitan para las impresoras.
Desafortunadamente, estos gastos no son los únicos a asumir si se sigue tratando con facturas en formato físico. A los ya mencionados se suman los derivados de gestionar e incluso enviar esos documentos a los clientes, además del que se requiere para disponer del espacio necesario con tal de almacenar semejante cantidad de documentación.
Por si fuera poco, el hecho de que se pierdan las facturas físicas podría traer consigo unas consecuencias muy negativas que afectarían gravemente al negocio en términos económicos.
Digitalizándolas no puede ocurrir, porque se llevan a cabo copias de seguridad en la nube virtual para garantizar que esto no suceda.
Posibilidad de dedicar el tiempo ahorrado a otras tareas y proyectos importantes
Cuando no existía un método de digitalización de facturas, las empresas perdían mucho tiempo creándolas, gestionándolas y enviándolas de forma manual.
Hoy en día, la información de carácter financiero pasa a estar a disposición de los responsables del área financiera de la empresa en tiempo real, con lo positivo que esto conlleva.
Es decir, tomar una decisión a nivel económico es más fácil y rápido que antaño. De hecho, todas las tareas que, de una u otra manera, guardan relación con las facturas, se completan en una menor cantidad de tiempo.
Así pues, las horas de trabajo que se ahorra un profesional de la empresa o varios de ellos pueden destinarse a otras labores que sean más necesarias, así como a la realización de proyectos.
Todo esto sería imposible si las facturas continuasen siendo tratadas de manera tradicional, es decir, en formato físico, el cual ha demostrado ser arcaico y poco productivo.
Reducción del impacto medioambiental
¿Recuerdas que al describir uno de los primeros beneficios hemos mencionado que el formato físico está pasando a ser historia? En lo que respecta al papel, es un gran cambio que el ecosistema agradece enormemente.
Incluso aquellas empresas que tienen un nivel de facturación medio, lejos de las grandes multinacionales que tratan con ingentes cantidades de facturas a diario, acaban generando una inmensa cantidad de documentos.
Ello no es visto con buenos ojos por quienes procuran por el bienestar del medio ambiente. Y no es para menos, puesto que el consumo tanto de papel como de tinta es excesivo.
Todo cambia en caso digitalizar facturas. De hecho, paulatinamente va en aumento el número de empresas que se muestran concienciadas sobre dar al ecosistema los cuidados que merece.
Uno de los pasos esenciales consiste precisamente en decir adiós a las facturas en papel, dando la bienvenida al formato digital que, como hemos visto, trae consigo numerosos beneficios.
Juan del Real Martín
Soy economista por la Universidad Complutense de Madrid, especialización Finanzas. He alcanzado la independencia financiera y me gustaría ayudar a los demás a entender mejor los asuntos de dinero y a tomar las decisiones adecuadas en cada momento de la vida. La educación financiera es básica para que puedas lograrlo tú también.
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