Los sistemas de procesamiento de transacciones de un negocio

Cualquier negocio, ya sea una tienda física o una tienda online, necesita apoyarse en tecnología para poder operar. Los grandes sistemas de la empresa a mi modo de ver son los ERPs y los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS).

Cada uno de ellos cumple sus funciones, el ERP la de gestionar centralizadamente la información de la empresa. Y el TPS la de asegurarse la correcta gestión de la venta de productos o servicios a los clientes sin que haya lugar a error.

Qué es un ERP y para qué sirve

El Enterprise Resource Planning (ERP según sus siglas inglesas) es un software que permite tener una visión integral y centralizada de prácticamente todas las áreas de la empresa.

Las más importantes, a mi modo de ver, serían:

• el almacén, las tiendas físicas (son almacenes también) y la logística asociada por un lado (rutas de transporte).

• los proveedores (con sus condiciones y descuentos pactados) y sus productos (descripciones, precios, márgenes, stocks por almacén).

• los clientes con sus pedidos en cualquiera de las tiendas.

• la contabilidad del negocio con sus facturas de compra y venta a proveedores y clientes.

Sin un ERP es difícil tener una visión actualizada de tus stocks en cualquier almacén de la compañía, de tus ventas por unidad de negocio o por tienda, de tus clientes o de tus rutas de transporte de mercancías.

Pero el ERP no está directamente relacionado con la gestión de cobros a los clientes, cosas que los sistemas de procesamiento de transacciones sí aseguran.

Qué es un sistema de procesamiento de transacciones

Un sistema de procesamiento de transacciones (TPS) es un software capaz de recoger en una misma base de datos todos los hechos relacionados con las transacciones entre una empresa o comercio, físico o electrónico, y sus clientes.

Este software permite captar los datos de una compra que hace un cliente (datos del comercio que vende, fecha, hora, artículos, importe, impuestos, descuentos aplicados, etc.) para procesar el pago en el TPV (terminal punto de venta) y recoger el resultado «OK» del pago, para que la mercancía adquirida se pueda «liberar» (entregar al cliente).

El TPS se encarga, por tanto, de procesar y recoger las transacciones de una empresa a través de sus distintas tiendas físicas y online a través de una base de datos.

En otras palabras, el TPS realiza a mi modo de ver tres tareas importantes para toda empresa:

• la tarea de recopilar, almacenar, modificar y recuperar tus transacciones.

• te permite tener una visión aislada por unidad de negocio, o consolidada, por el lapso temporal que quieras, de tu actividad comercial.

• también te permite administrar tus transacciones habidas en caso de que haya que hacer ajustes, devoluciones, reembolsos parciales o totales de compras, aplicación de descuentos, etc.

Ventajas de un TPS

Gestión de stocks finitos

La principal ventaja de cualquier sistema de procesamiento de transacciones para una empresa, comercio o negocio con venta de productos o servicios a clientes es el «orden», claridad y visión que permite sobre sus transacciones comerciales.

Y que permite gestionar en tiempo real tus transacciones. Por ejemplo, si se trata de una tienda online que tiene mucha demanda de un artículo determinado con un stock menguante, es posible que dos clientes compren la última unidad del producto a la vez.

¿A cuál de los dos se le atribuye la última unidad? ¿Cobramos a los dos sabiendo que solo tenemos una unidad restante en el almacén central de la compañía? ¿Es eficiente cobrar a dos clientes para luego tener que reembolsar a uno de los dos y aguantar reclamaciones y enfados en Atención al Cliente?

La respuesta es no, y la solución se llama TPS, ya que este sistema te permite «congelar» la última unidad del producto en el almacén para atribuir al primer intento de pago que se produzca en nuestra página web, no permitiendo la compra al segundo cliente hasta que se gestione la primera y única venta posible.

Gestión de pagos recurrentes

Otro ejemplo en el que uno de estos sistemas de procesamiento puede ser de gran utilidad es para gestionar los cobros de cualquier servicio recurrente que nuestros clientes tengan contratados con nuestra empresa.

Como ya disponemos de la autorización del cliente para girar un cobro en tal fecha del mes, el TPS nos ayudará a lanzar los cobros y a procesar la entrega del producto o servicio a todos aquellos cobros que hayan sido efectivamente realizados.

¿Hay alguna tarjeta de nuestros clientes que da error o ha caducado?

El sistema de procesamiento de transacciones se encarga de recordárnoslo para que nuestro departamento de Atención al Cliente contacte con los titulares para solventar el impago.

Y por supuesto, este sistema se asegura de que no salga producto o no se dé acceso al servicio contrato mientras no se cobre de cada uno de los clientes con impagos.