Programas de contabilidad: por qué necesitas uno

¿Eres autónomo? ¿Tienes una pyme? En España hay más de 3 millones de autónomos y y algo menos de 3 millones de pymes entendidas como empresas con menos de 249 trabajadores en nómina. No todas ellas son sofisticadas, por supuesto, pero a medida que la actividad profesional o empresarial se hace más compleja, sí o sí, conviene confiar nuestros procesos a los denominados programas de contabilidad.

En esta entrada te voy a explicar con palabras sencillas por qué es bueno contratar un programa de contabilidad, qué hace este software empresarial, sus ventajas y sus inconvenientes.

Qué es un programa de contabilidad

Un programa de contabilidad es una herramienta digital (un software) que permite gestionar y llevar a cabo todas las actividades relacionadas con la contabilidad y fiscalidad de una empresa o profesional.

Entiéndase que esto incluirá también a cualquier tipo de organización que tenga una actividad comercial con sus ingresos, gastos, nóminas, etc. Y, por consiguiente, pago de impuestos trimestrales y anuales. Hablamos de cooperativas o de las ONGs y demás entidades no lucrativas (ENLs).

Finalidad

La finalidad de estos programas informáticos es el registro, procesamiento y análisis de las transacciones comerciales (facturas de venta y de compra) y consecuentes flujos financieros (cobros / pagos) de la organización.

Esto incluye también la generación de informes financieros, el análisis de los flujos de caja (necesario para la gestión financiera del día a día), el registro de facturas, la gestión de impuestos y la elaboración de estados financieros.

Funciones

Uno de los principales propósitos de los programas de contabilidad es automatizar los procesos contables y financieros de la empresa.

Una vez configurado el software, se pueden conseguir ahorros de tiempo y esfuerzo considerables por el departamento financiero frente a los métodos contables manuales tradicionales.

Entre las funciones y funcionalidades que ofrecen estos programas cara a la gestión financiera de una empresa destacamos:

Registro de asientos contables y de facturas

Los programas de contabilidad permiten registrar todas las transacciones financieras, como ingresos, gastos, compras y ventas, en un sistema centralizado.

Permiten también el escaneo rápido de facturas, que quedan contabilizadas de forma muy ágil. Esto permite registrar y gestionar las facturas emitidas (facturas de venta) y recibidas (facturas de compra), lo que facilita el seguimiento de los pagos pendientes y la gestión del flujo de efectivo y flexibiliza la tesorería de la compañía.

Al poder introducir apuntes contables mediante la parametrización de las cuentas y generar múltiples diarios, facilitan el seguimiento de las actividades financieras de una empresa.

Gracias a esta agilidad se podrán generar informes precisos y actualizados en tiempo real, así como planificar las amortizaciones de los activos.

Todo ello, tanto desde un punto de vista de contabilidad general como de contabilidad analítica o de costes.

Generación de informes financieros

Los programas de contabilidad ofrecen la posibilidad de generar una amplia variedad de informes financieros, como estados de cuenta, balances, informes de ingresos y gastos, informes de impuestos y más.

Estos informes son útiles para analizar la situación financiera de una empresa y tomar decisiones informadas

Gestión de impuestos y depósito de cuentas

Estos programas informáticos están integrados con los Programas oficiales de nóminas, renta o patrimonio cara a la liquidación de impuestos además de contar con herramientas para gestionar y calcular los impuestos (modelización).

Esto ayuda a asegurarse de que la empresa cumple con las obligaciones fiscales y es capaz de prever sus siguientes declaraciones de impuestos para evitar posibles sanciones.

Además, los programas más avanzados alojan tus diferentes documentos (balance, cuenta de Pérdidas y Ganancias, estado de cambios de patrimonio neto o el estado de flujos de efectivo) y te generan memorias anuales, siendo capaces de realizar el depósito digital de las cuentas corporativas.

Conciliación bancaria

Los programas de contabilidad ofrecen la posibilidad de conciliar las transacciones financieras con los registros bancarios, lo que facilita la identificación de discrepancias y errores en las transacciones.

Es lo que se conoce como la norma AEB 43 (norma 43), que regula la transmisión de extractos de cuentas corrientes con el propósito de lograr la conciliación bancaria a partir de los movimientos en las cuentas bancarias de la empresa.

Automatización de tareas

Los programas de contabilidad pueden automatizar tareas repetitivas y tediosas, como la generación de facturas recurrentes, la conciliación bancaria y la generación de informes, lo que ahorra tiempo y reduce errores.

Seguridad y control

Los programas de contabilidad suelen contar con medidas de seguridad y control, como la protección de datos sensibles, el registro de auditorías y la asignación de permisos de usuario, lo que ayuda a proteger la información financiera de la empresa.

Ventajas

Algunas ventajas de utilizar un programa informático de contabilidad son:

1. Posibilidad de instalación inhouse (local) o en la nube.

2. Mayor eficiencia: La automatización de tareas y procesos permite ahorrar tiempo y recursos, lo que mejora la eficiencia en la gestión financiera de la empresa.

3. Mayor precisión: Los programas de contabilidad reducen la posibilidad de errores humanos en los cálculos y registros contables, lo que mejora la precisión de los informes financieros.

4. Mayor control: La centralización de la información financiera en un programa de contabilidad con distintos perfiles de usuarios y noveles de autorización, permite un mayor control y seguimiento de las actividades financieras de la empresa.

Inconvenientes

El único inconveniente que puedo ver en este tipo de programas informáticos consiste en la configuración inicial y proceso de ajuste que se deberá hacer inicialmente (el set-up) para adaptar el software a tu empresa o actividad concreta y conectar los diferentes programas de los departamentos afectados.

Estos problemas iniciales de volcado se suavizan bastante en los programas mejor diseñados ya que permiten el volcado inicial de facturas incluso desde un fichero Excel. Además, el incluir la opción de escaneo de facturas se agiliza el día a día.

Y, evidentemente, que requerirá un pago de licencia y un mantenimiento mensual en forma de servicio técnico que nos ayude con las mejoras específicas y conexiones con otros softwares y programas de la empresa. 

Pero, claro, si con este programa ganas en agilidad y ahorras recursos de gestión, el neto siempre será muy favorable hacia su compra o contratación.