Cómo te ayuda la programación de pagos en tu empresa

Uno de los dolores de cabeza de cualquier empresa, por muy pequeña que sea, es la gestión de su tesorería. Y decir tesorería significa tener controlados sus pagos a proveedores y el cobro de facturas a clientes. Ser buen pagador y hacerlo de forma puntual y ordenada dirá mucho sobre tu empresa y sus valores reales. Pero si no se gestionan estos procesos (cobros y pagos) de forma ordenada y apoyándose en la tecnología, el resultado puede ser catastrófico. En este post te explico cómo funciona la programación de pagos en una empresa de la mano del proveedor de soluciones tecnológicas de Colombia, Págalo.

El departamento de administración

Uno de los centros de coste de cualquier empresa es el departamento de administración y contabilidad. Entre sus tareas diarias está recepcionar todas las facturas que, a lo largo del tiempo, envían sus proveedores, y procesarlas en el sistema (el ERP de la empresa).

Esta es una de las obligaciones de cualquier sistema contable moderno, que, como se sabe, se rige por una serie de principios contables para dar la imagen más fiel de la realidad contable de la empresa en todo momento. Por eso tenemos el principio de devengo que dice que los hechos económicos se registrarán en el momento en el que éstos ocurran, no en el momento en el que ocurra su pago o cobro. Y el principio de prudencia contable que exige contabilizar solo los beneficios obtenidos hasta el cierre del ejercicio, reflejando todos los riesgos desde que sean conocidos. 

Como decía, el departamento de administración, si se trata de la primera factura de un proveedor, tiene que dar de alta al mismo en el sistema con su denominación social, NIF, datos de contacto y de pago. Esto se hace para tener identificadas en todo momento todas las facturas y transacciones habidas con ese proveedor y conocer el estado de sus pagos. Hacienda además pedirá información detallada sobre estos pagos a proveedores, y en la auditoría de cuentas también surgirá esta necesidad.

Si se trata de un proveedor con el que ya se trabaja se dará de alta en el sistema la factura en la cuenta del proveedor con el importe a pagar y la fecha de pago pactada. Cuanto más tarde se pague a cada proveedor (por ejemplo, a los 30 días), menor la tensión que experimentará la tesorería de la empresa, sobre todo si los ingresos por venta de productos o servicios tardan en llegar.

En efecto, la correcta estimación de flujos de caja es capital si se quiere poder atender los pagos pendientes, sin riesgos de impago para la empresa. O al menos, esta gestión de flujos de caja nos indicará las necesidades de financiación por cuenta ajena en que incurriremos al nivel actual de ingresos de la actividad empresarial.

Vencimiento de los pagos

Luego, el día de vencimiento, personal del departamento tendrá que preparar un fichero con todos los pagos debidos a esa fecha. Para economizar recursos, muchas empresas realizan esta tarea de hacer pagos pendientes un solo día a la semana (algunas una sola vez al mes).

Ese día generan un fichero con la relación de facturas pendientes, los destinatarios de los pagos, las cuantías y el asunto de las transferencias a abonar y lo envían a su banco. Este proceso, es diferenciado en el tiempo del anterior de admisión de facturas, y puede incluso realizarse por personal distinto. Por ello, está sujeto a error.

Pero hay herramientas tecnológicas que te ayudan a simplificar procesos, reducir tiempos dedicados a la gestión de las facturas de proveedores y eliminar los riesgos de errores humanos. Veamos qué es la programación de pagos

Qué es la programación de pagos

Se trata de un proceso por el que la empresa puede, en el momento de la recepción de la factura, dejar ya prefijada la fecha y condiciones de pago de la misma despreocupándose de ninguna tarea adicional el día del vencimiento de la deuda.

Empresas como Págalo disponen de software que te permite realizar esta tarea fácilmente y en buenas condiciones. Las ventajas de este proceso automatizado de pagos son, entre otras:

• Reducción de tiempos al hacer la recepción y programar el pago de la facturas en el mismo acto inicial.
  
  
• Reducción de errores operativos en los pagos proveedores existentes (no hay que hacer ninguna gestión adicional).
  
  
• Agilización de los tiempos de aceptación o rechazo de facturas.
  
  
• Pagos múltiples de facturas evitando la elaboración mensual (o semanal) de ficheros de pagos al banco.
  
  
• Información en tiempo real del estado de las transacciones y visión global de la tesorería.

Sobre Págalo

Págalo es un integrador de procesos financieros de origen colombiano y con presencia en Latinoamética que pretende flexibilizar y hacer más fáciles todo tipo de procesos financieros para las empresas. 

Entre sus soluciones destacan su facturación electrónica, su servicio de cobros y el servicio de programación de pagos de que te hemos hablado en este post.