Importancia de la contabilidad de costes en una empresa

Uno de los grandes avances en la contabilidad de finales del siglo pasado es el análisis de los costes de la empresa por departamentos, unidades de negocio y proyectos. Gracias a esta división de la actividad se puede obtener una imagen fiel de dónde, cómo, quién o qué en la empresa es el responsable de su buena (o mala) marcha. Y se pueden tomar decisiones correctas ante la aparición de desviaciones. El control de gestión se encarga de detectar desviaciones y de identificar problema y oportunidades. El controller financiero ejecuta este control de la gestión ayudando a la toma de decisiones del gestor.

La contabilidad en la empresa

La contabilidad se puede definir como conjunto de normas y procedimientos dedicados a estudiar el patrimonio de la empresa a través de sus estados contables y financieros. Y a estudiar sus flujos de ingresos y gastos (flujos contables) y de cobros y pagos (flujos financieros).

En este sentido, la contabilidad se presenta como ciencia y técnica dedicada a informar de forma objetiva y realista sobre la salud de la empresa. Por ello es de gran ayuda en el proceso de toma de decisiones económicas. Y lo es tanto para los gerentes de la misma como para quien la supervisan para proteger los intereses de los accionistas.

La contabilidad de costes

Una de las ramas más interesantes de la contabilidad, es la llamada contabilidad de costes o contabilidad analítica. Esta se dedica a desmenuzar los ingresos y gastos de la empresa por distintos criterios:

• El criterio más habitual es el análisis contable por departamento: Es decir, el análisis de los verdaderos ingresos y gastos de la explotación, marketing, RRHH, logística, financiero, IT, etc.
• Otro criterio consiste en dividir la actividad por unidades de negocio. Una empresa multicanal con 10 tiendas físicas y una tienda online, puede tener 11 unidades de negocio. O una multinacional con supers, hipers y tienda online separará la actividad es estas unidades de negocio. Y obtendrá una imagen fiel de la ejecución de cada una de ellas.
• Otro criterio puede ser el de repartir los gastos e ingresos no tanto por departamentos como por proyectos.

Utilidad

De esta manera, la contabilidad de costes provee una muy valiosa información sobre qué departamentos de la empresa contribuyen a sus ventas (centros de beneficio). Y cuáles se deben analizar como un centro de coste. Y, por tanto, un departamento que da soporte a la actividad, pero que no se espera de él, que aporte beneficios por la naturaleza de su actividad.

Y si hablamos de proyectos, la contabilidad de costes ayuda a su priorización. Obviamente, se dará prioridad a aquellos proyectos con retorno esperado superior sobre otros de mayor impacto en la cuenta de resultados.

Por tanto, la contabilidad analítica aporta a los gestores una visión detallada de las aportaciones de cada departamento, unidad de negocio y proyecto a los ingresos y gastos de la compañía. Y ayuda a saber dónde hay que exigir un esfuerzo en ventas (explotación) y en contención del gasto (departamentos de soporte a las ventas).

Centros de coste y centros de beneficio en la empresa

Dentro de la empresa, los departamentos se pueden clasificar en dos grandes categorías: los que generan beneficios y los que suponen un coste necesario para la obtención de dichos beneficios.

Centros de beneficios

Un centro de beneficio es aquel que realiza una actividad de explotación de la empresa aportando ventas que, a su vez, ayudan a generar los beneficios de la actividad. Da igual si se trata de una actividad principal o secundaria.

Estos pueden ser fábricas (unidades de producción), comercios (tiendas de una cadena de hipermercados), tiendas online, sucursales de banca, redes de venta comerciales, etc.

Centros de costes

Se puede definir un centro de coste como aquel que, aunque no genera ingresos de explotación (de la actividad principal) para empresa, es necesario disponer de él, ya que su actividad contribuye al correcto funcionamiento de los centros de beneficios.

Los más habituales en cualquier empresa son:

• El departamento financiero: ayuda a gestionar bien la tesorería y gestiona los flujos de ingresos y gastos (contables), y de pagos y cobros (financieros).
• Informática: se encarga de la transformación digital y de los nuevos desarrollos de la empresa. Y del mantenimiento de sus sistemas informáticos (infraestructuras, bases de datos, servidores, equipos informáticos, etc.).

• Recursos humanos: se encarga de gestionar las relaciones laborales entre el colectivo de empleados y la organización. También vela por su formación y seguridad e higiene en el centro de trabajo. Y por la búsqueda y selección de nuevos trabajadores.
• Marketing: dispone de un presupuesto que invierte en medios de comunicación (online y offline) para dar a conocer la marca, la actividad promocional y las campañas de la empresa.
• Atención al cliente: departamento dedicado de atender a cualquier pregunta, duda, incidencia o reclamación de los clientes de la compañía. Es un departamento clave en la buena reputación y boca a oído de las prácticas de la empresa.
• Jurídico y cumplimiento legal: departamentos encargados de velar por el cumplimiento normativo, el respeto de la normativa, las exigencias legales, las reclamaciones y pleitos con clientes, proveedores, otras empresas y la Administración.

La misión de la contabilidad de costes en ambos tipos de centros (de beneficios y de costes), es obtener una imagen fiel de cómo evolucionan los ingresos y gastos de estos respecto a lo presupuestado inicialmente.

Al personal encargado de la revisión y ajuste de estos datos son los controllers financieros de la empresa.

Qué es un controller financiero

Un controller financiero (o simplemente controller) es una persona del departamento financiero dedicada a analizar y observar el grado de cumplimiento de cada departamento de la empresa de su presupuesto de ingresos y gastos.

Su perfil es híbrido entre las tareas propias de un gestor financiero y operativo, ya que debe conocer muy bien la actividad de la explotación que supervisa. Su lugar en el organigrama, aunque su dependencia jerárquica lo será del departamento financiero, es junto al CEO de la unidad de negocio.

Principales tareas del controller

Las principales tareas habituales de este perfil, muy resumidamente, son:

• Analítica de datos: el controller diseña un modelo de datos que permite tener la visión de la empresa que necesitan sus gestores (por unidades de negocio, por departamentos, por proyectos, etc.).Este modelo permite saber, en cualquier momento, y gracias a la ayuda del ERP, la imagen fiel y grado de cumplimiento de los objetivos empresariales. Y detectar desviaciones, oportunidades, áreas de mejora, etc.
• Elaboración y seguimiento de presupuestos: el controller supervisa el presupuesto de cada unidad de negocio y se encarga de analizar sus flujos de caja, dotando provisiones contables y previsiones de ingresos.
• Supervisión del cumplimiento de objetivos empresariales: una de las tareas más importantes para la empresa es supervisar, mes a mes, el grado de cumplimiento del presupuesto de ingresos y gastos de cada unidad de negocio o departamento.El controller se reunirá con cada responsable para analizar, a mes vencido, los ingresos obtenidos y los gastos del período. Su hubiera desviaciones importantes, podrá consensuar con el gestor un plan de medidas. O realizar un nuevo presupuesto ajustado a medida que pasan los meses (los 6+6 si han pasado ya seis meses y faltan otros seis, 7+5, etc.).