Asegurar una oficina. Cómo tener tu oficina bien asegurada

Quien tiene un negocio tiene un tesoro, y quien tiene una oficina también. Si eres un autónomo o empresa pequeña o mediana que presta servicios a sus clientes la oficina puede ser tu «negocio». Dentro de tu oficina se guardan equipos, documentos, objetos personales y todo tipo de información sensible que debe ser protegida de la posibilidad de un siniestro. Por otra parte, los ejecutivos y cada persona responsable de la oficina, tienen una responsabilidad civil por sus actos u omisiones a la hora de prestar sus servicios a terceros. En este post vamos a repasar cómo asegurar una oficina y la importancia de los seguros para oficinas.

Por qué asegurar una oficina

Nadie duda sobre la importancia de asegurar un negocio a pie de calle. Quien tenga un bar o un comercio sabe lo arriesgado que es, incluso echando la persiana, que los ladrones no fijen sus ojos en tu actividad y vengan a hacerte una visita. Si la hacen de noche, cuando la actividad está cerrada, el resultado de esta visita serán cierres y escaparates destrozados para acceder a tu negocio. Y, si lo logran, por supuesto que se producirán destrozos y robos de objetos de valor en el interior, ya sean mercaderías, ya sean equipamiento, ordenadores, caja registradora, mobiliario, etc.

Una oficina no deja de ser un caso similar. En la oficina, la empresa dispone a lo largo de una serie de puestos, ordenadores personales, impresoras, una sala de documentación sensible, una caja (fuerte o no) con la tesorería de la compañía, etc. Probablemente en los despachos, por mucho que se cierren a llave, haya documentación y objetos personales sensibles, que nadie querría perder, y mucho menos que se los robaran. Cualquier acceso indebido a estos equipos, tesorería o documentos puede causar un gran destrozo, más allá de los daños materiales producidos. Y puede tener consecuencias administrativas serias como sanciones por no guardar los datos personales de tus clientes de forma segura.

Pero también en una oficina, como en cualquier lugar frecuentado por personas, ya sean trabajadores, colaboradores o clientes, se pueden producir siniestros como caídas, o lesiones de cualquier tipo. 

Ante tanta contingencia se puede y se debe hacer algo. Y los seguros están para protegernos.

El CEO es el máximo responsable de la compañía, y como tal, tiene el deber de encontrar la mejor protección aseguradora tanto para los bienes de la oficina como para cubrir la responsabilidad por los actos u omisiones del personal con un seguro responsabilidad civil.

Principales siniestros en oficinas

Aunque una oficina no está tan expuesta como un establecimiento a pie de calle, si no está debidamente protegida con alarma y/o seguridad en los accesos al edificio, es susceptible de sufrir siniestros. A continuación vemos los siniestros asegurables más comunes en las oficinas.

Accesos indebidos con el uso de la fuerza

Este siniestro consiste en el acceso por parte de ladrones a las dependencias de la empresa de forma no autorizada mediante el empleo de la fuerza. Ya sea un acceso a través de puertas o ventanas, o vía butrón, hay que cubrir los daños materiales producidos y los objetos sustraídos. Por ello, como veremos más adelante es importante tener bien inventariados los materiales de nuestra oficina.

Robo o destrozo de material

En relación con el suceso anterior, los ladrones pueden llevarse equipos informáticos, equipos audiovisuales, cajas fuertes, objetos de valor, etc. Este tipo de objetos es muy importante, como ya se ha dicho, tenerlos inventariados y debidamente valorados contablemente.

Robo de dinero

Rara es la oficina que no guarde liquidez para los viajes de los empleados, notas de gasto, gastos corrientes de la oficina, etc. Normalmente este dinero estará en una caja fuerte o bajo llave, en el departamento financiero. Y ahí es donde irán los ladrones a forzar todo lo que se interponga, o directamente sustraerán la caja si no es pesada y permite portarla consigo.

De nuevo, aquí conviene disponer de una contabilidad diaria del importe en la caja para, en caso de robo, poder demostrar a la aseguradora cuánto dinero se han llevado los cacos.

Daños materiales por agua o incendio

No todo son ladrones e indeseables. También en las oficinas, como en casa, se pueden producir roturas de tuberías o destrozos por el fuego. Aquí es bueno tener contratada una póliza que cubra los daños por agua, viento, fuego y cualquier elemento de la naturaleza.

Flota de vehículos

Aunque no estrictamente en la oficina, una flota de vehículos de la empresa forma parte de la misma y de su actividad. Por tanto debe ser también tenida en cuenta a la hora de asegurar una oficina.

Daños a personas

Ya se trate por accidentes laborales o no, o de agresiones por parte de terceros, también los daños personales se pueden cubrir con un seguro de oficinas.

Los seguros nos protegen

Estas son tan solo algunas contingencias que nos deben llevar a asegurar una oficina. Recuerda que la contingencia es la probabilidad de que nos aceche un peligro u ocurra un daño o perjuicio en nuestro quehacer diario y que forma parte de la vida ya que casi nada es previsible. Los seguros están pensados para protegernos, y nunca deben ser vistos como gasto sino como protección.